Administrar el tiempo es bastante improductivo porque
utilizamos tiempo para administrar y no para conseguir más tiempo. Mi método es
de administración de tareas, consiguiendo hacer las cosas sin desperdiciar
tiempo.
1.
Reduzca la cantidad de errores: Hacer las cosas
con rapidez produce más errores. Los errores causan devoluciones y
correcciones... todo eso cuesta tiempo.
2.
No priorice: Haga las cosas cuando las vea por
primera vez. Si abrió un correo electrónico o una carta, debe llevarla hasta el
punto máximo que pueda. Le da respuesta, la archiva, la tira, la agenda... pero
no la deje para leerla más tarde.
3.
Sepa decir no: "Hay ladrones que nunca son
condenados, los ladrones del tiempo", decía Napoleón Bonaparte. Hay
personas que quieren utilizar nuestro tiempo y debemos poner prioridades.
4.
Evite interrupciones: La mayoría las creamos
nosotros al ser impuntuales con nuestras entregas o cometer errores. No prometa
entregar una tarea en una fecha determinada si sabe que no cumplirá y si se
retrasará avísele a la persona con anticipación, así no le llamará o visitará
creando una interrupción.
5.
Reduzca el tiempo de las llamadas: No hay que
ser descortés, sólo ir al grano y resolver el motivo de la llamada. Hágase de
cuenta que tiene a alguien que lo espera.
6.
No posponga: Las tareas que encontramos
difíciles o desagradables son las que tendemos a posponer. Atáquelas de
inmediato.
7.
Lleve una agenda proactiva: No sólo con citas,
agregue también tareas de seguimiento y tareas pequeñas: Como supervisar algo
que delegó, devolver llamadas, comprar algo para poder proceder con una
reparación, etc.
8.
Haga sus tareas de principio a fin: Si es muy
grande divídala y avance con la porción agendada cada vez que le llegue su
momento.
9.
Sáquele provecho a la tecnología: Tenga cuidado
con los servicios de mensajería instantánea y con las redes sociales, si no
sabemos asignarle tiempo pueden llevarnos mucho tiempo útil sin darnos cuenta.
Use su agenda electrónica.
10. Haga
reuniones eficientes: Debe tener una guía; llevar anotado lo que va a buscar;
no dejar que la conversación se vaya por las ramas; y una vez se tienen
soluciones terminar la reunión cortésmente.
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