Estar en reuniones nos puede llevar al desespero total, queremos salir de ellas, pero estamos amarrados a una silla. Al cabo de un tiempo buscamos disculpas para salir, si es posible. A muchas llegamos tarde para aprovechar en nuestro puesto de trabajo parte del tiempo que se pierde. Muchas veces faltamos, por encontrar una buena excusa.
La verdad es que no sólo en reuniones de trabajo pasa… nos acontece en cualquier asociación, reuniones de condominio y hasta en reuniones sociales o de familia. El gran problema es que no sabemos llevar las reuniones para que sean productivas.
Una de las principales razones de la pérdida de tiempo es que las personas tienden a llegar tarde ya que siempre se comienza con retraso, comenzando por quien organiza la reunión, ese es el primero en aprovechar su tiempo antes de llegar. Por lo regular cuando llega habla de otros temas que no son de interés común y eso hace que algunos salgan de la sala para aprovechar su tiempo.
Luego, la agenda no existe, o peor, existe pero no se lleva a cabo, ni se planificó con los temas que en realidad interesan al conglomerado. La agenda es la razón de la reunión, si no existe, mejor no tener reunión. El no salirse de los temas, y asignarle tiempo a cada uno, es una de las cartas de triunfo para que una reunión, ya sea formal o informal, sea un éxito.
La participación de los miembros del quórum es imprescindible para conseguir la atención y colaboración de las personas. Yo recomiendo iniciar la reunión con una ronda de participación de cada uno de los integrantes, asignándole dos minutos a cada uno para que exponga alguna inquietud o solicite un tema para ser discutido, o simplemente decline su turno.
Nadie puede interrumpir al participante, ni mucho menos será discutido el tema en ese momento, nadie, y muy especialmente el coordinador tiene derecho a rebatir, responder ni opinar sobre lo que se ha expuesto, sólo se tomará nota y se colocará en agenda si es necesario.
Los coordinadores sufren de querer tener siempre la última palabra, esto le quita fuerzas a cualquier exposición que se manifieste, lo mismo hace que las personas terminen no exponiendo nada porque nunca tendrán derecho a rebatir y tener una posición diferente a quien coordina la reunión. Si son grupos sin jerarquía, los miembros terminan alejándose de esas reuniones, no asistiendo más.
Entonces caemos en otro de los temas que nos hacen conseguir efectividad en las reuniones, es la famosa escucha activa. Para conseguir comunicación, estamos obligados a escuchar (oír + comprender) desde la primera a la última palabra que diga nuestro interlocutor, sin interrumpir ni defender nuestra posición, lo único que podemos hacer es colocar los cinco sentidos en la retórica de la otra persona, y sólo luego de esto podremos hablar, no con la última palabra, sino abiertos al dialogo. Cuando por jerarquía hacemos uso de la última palabra, entonces estamos condenando al monólogo.
Es desesperante ver como los minutos son interminables y las horas parecen minutos en esas reuniones que no nos llevan a nada… reuniones que podrían durar 45 minutos con 3 personas nos cuestan dos horas y media con ocho importantes integrantes de un equipo, equipo que debería de ser de alto rendimiento.
Cuando les hago Coaching a las empresas para mejorar la efectividad de su personal, siempre comienzo por sentarme como ellos en sus salas de reuniones, los hago conseguir bajar la pérdida de horas diarias y eso se traduce en mucho dinero para las empresas al mejorar el servicio y la productividad. Y para los empleados se convierte en menos estrés y mejor calidad de vida.
Les aseguro que casi todas las reuniones se pueden reducir en tiempo a por lo menos la mitad de lo que hoy se utiliza, esas son muchas horas de tiempo libre, por ende en una efectividad superior en el trabajo.
